Begleitung aufs Amt: Vertreter

Nicht nur bei Gericht, sondern auch im normalen Verwaltungsverfahren können Sie VertreterInnen schicken oder sich von diesen begleiten lassen. Dabei muss es sich nicht um einen Rechtsanwalt handeln. Da eine VertreterIn weit reichende Befugnisse hat – sofern Sie diese nicht einschränken – will der Einsatz einer VertreterIn gut überlegt sein.

Wer kann als Vertreter auftreten?

Jede eigenberechtigte natürliche Personen: Also keine minderjährigen oder besachwalteten Menschen. Es muss aber kein berufsmäßiger Parteienvertreter sein, es besteht also kein Anwaltszwang!
Juristische Personen (auch Vereine!), Personengesellschaften des Handelsrechts (OHG, KG) oder eingetragene Erwerbsgesellschaften (OEG, KEG). Da juristische Personen selbst nicht handlungsbefugt sind, müssen diese durch ein Organ mit Befugnis zur Außenvertretung (z.B. Vorsitzende eines Vereins) vertreten werden.
Ausdrücklich verboten sind WinkelschreiberInnen, das sind Personen die keine Befugnis zur berufsmäßigen Parteienvertretung haben (also nicht Rechtsanwalt sind) und gewerbsmäßig für Sie den Schriftverkehr mit der Behörde machen, Auskünfte erteilen oder Sie vor der Behörde vertreten. Auch wenn er/sie später von der Behörde ausgeschlossen wird, wird sein Handeln im Guten wie Schlechten Ihnen zugerechnet!
Sie können auch gleich mehrere VertreterInnen beauftragen, egal ob für die gleiche Aufgabe oder verschiedene Teilaufgaben. Beim Rechtsbeistand geht das leider nicht immer!

Wie wird jemand zum Vertreter?

Die Vollmachtsübertragung an den Vollmachtinhaber wird erst dann wirksam, wenn dieser die Vollmacht annimmt. „Legt jedoch der Machthaber selbst die Vollmachtsurkunde vor und stellt er im Namen des Vertretenen Anträge, so ist seine Bereitschaft zur Vertretung offenkundig.“ (VwGH 2009/22/0068 RS 2). Um Ihre VertreterIn in das Verfahren einzubeziehen (z.B. Zusendung von Schriftstücken) reicht es nicht, nur zu behaupten, jemanden bevollmächtigt zu haben (VwGH 2003/02/0139 RS 1)
Sie können jemanden auch nur mündlich mit Ihrer Vertretung beauftragen, diese Person muss ihren Auftrag nur „empfangen“, eine schriftliche Dokumentation ist nicht notwendig (aber empfehlenswert) (VwGH 2006/18/0433 RS 3).
Anscheinsvollmacht: Sie setzen ein Verhalten, das geeignet ist, im Dritten den begründeten Glauben zu erwecken, dass der Vertreter zur Abgabe von Erklärungen für Sie befugt ist. Ob das vorliegt, sei „mit aller Strenge zu prüfen“ (VwGH 2001/16/0175 RS 3)
„Die (bloße) Hilfestellung bei der Erstellung des Wiederaufnahmeantrages und der Einbringung bei der vermeintlich zuständigen Behörde“ ergibt noch lange keine Bevollmächtigung (VwGH 99/20/0075 RS 2).
„Selbst das Vorliegen einer "Generalvollmacht" reicht allein nicht für die Schlussfolgerung aus, eine Partei wolle sich auch in weiteren Rechtssachen eines bestimmten Vertreters bedienen (Hinweis E 15.10.1987, 86/06/0293).“ (VwGH 2000/05/0115 RS 2)
Sie können selbst den Umfang und die Dauer der Vertretungsvollmacht festlegen. Sie können die Vollmacht z.B. auf einen bestimmten Termin bzw. eine bestimmte Amtshandlung einschränken (oft sinnvoll). Eine allgemeine Vollmacht z.B. „für Verwaltungsverfahren aller Art“ muss aber auch von der Behörde anerkannt werden (VwGH 2003/04/0034 RS 1). Die Behörde darf Ihrem Vertreter gegenüber nur in jenen Angelegenheiten tätig werden, die Sie in der Vollmacht genannt haben (VwGH 2001/15/ 0026 RS 2).

Wie weist sich der/die VertreterIn gegenüber der Behörde aus?

Vertreter brauchen eine schriftliche Vollmacht, die auf deren Namen oder ihre Firma lauten muss. Bei Rechtsanwälten reicht die mündliche Erklärung, eine solche zu haben. „Handelt eine eigenberechtigte Person als Vertreter, die nicht Rechtsanwalt oder Notar ist, ohne dass eine Vollmacht beiliegt oder vorlegt, so handelt es sich bei der Nichtvorlage der Vollmacht bloß um einen Formfehler. Die nachträgliche Beurkundung eines schon früher bestehenden Bevollmächtigungsverhältnisses genügt“ (VwGH 2006/18/0170 RS 3-4). Aber: Die Vollmacht muss – auch wenn diese zu diesem Zeitpunkt noch nicht dokumentiert war – vorgelegen haben (VwGH 2004/07/0101 RS 4).
Vor der Behörde können Sie als Partei auch an Ihrer ebenfalls anwesende VertreterIn eine mündliche Vollmacht erteilen. Zur Beurkundung genügt ein Aktenvermerk der Behörde oder übereinstimmende Dokumentation von Vollmachtgeber und Vollmachtempfänger in der Niederschrift der Verhandlung (VwGH 84/03/0322, 2007/20/1207 RS 1). Sie müssen dann keine schriftliche Vollmacht mehr vorlegen (VwGH 2005/21/0103 RS 1)
Berufung auf eine bereits erteilte Vollmacht: Diese Möglichkeit bleibt einem berufsmäßigen Parteienvertretung (Rechtsanwalt) vorbehalten.
Durch die Berufung auf die Vollmacht gegenüber der Behörde oder durch die Vorlage der Vollmachtsurkunde an die Behörde wird die Vollmacht nach außen wirksam (VwGH 2006/18/0433 RS 4).
Auch wenn eine Vertretungsvollmacht für unbestimmte Zeit oder mehrere Verfahren und nicht nur ein Verfahren gelten soll, muss auf diese bei jedem Verfahren neu hingewiesen werden damit sie für dieses konkrete Verfahren gilt (VwGH 2004/07/0080 RS 3, 2001/15/0026 RS 1).
Aus der Datierung einer vorgelegten VollmachtsURKUNDE kann nicht darauf geschlossen werden, dass erst mit der Datierung der Urkunde das Vollmachtsverhältnis entstanden wäre (VwGH 2006/18/0433 RS 6).
Die Vollmacht muss aber vor Ende des Verfahrens der Behörde vorgelegt werden, „eine nachträgliche Genehmigung einer (bis dahin) von einem Scheinvertreter gesetzten fristgebundenen Verfahrenshandlung“ kommt nicht in Frage (VwGH 2004/07/0101 RS 3).
Hat die Behörde Zweifel am Vorliegen oder dem Umfang einer Vertretungsvollmacht, dann muss die Behörde diese Zweifel von Amts wegen klären und darf nicht einfach davon ausgehen, dass keine Vertretung vorliegt und z.B. eine Berufung als nicht berechtigt eingebracht zurück weisen (VwGH 2008/18/0284 RS 2)

Was umfasst die Vertretungsbefugnis, welche Auswirkungen hat diese?

„Ein Vertretener hat grundsätzlich für die Handlungen und Unterlassungen seines Vertreters einzustehen. Deshalb treffen die Folgen einer durch den vertretenden Rechtsanwalt vorgenommenen Prozesshandlung, wie etwa die Einschränkung der Berufung, den von diesem Vertretenen. Dies gilt selbst im Falle vereinbarungswidriger Vorgangsweise des Vertreters. Damit kommt es aber auch auf sprachliche Verständigungsschwierigkeiten zwischen dem Vertretenen und seinem Vertreter nicht an. (VwGH 2009/09/0119 RS 2)
„In Fällen der Versäumung einer Frist oder einer mündlichen Verhandlung wird ein Fehlverhalten eines Parteienvertreters wie ein solches der Partei selbst behandelt. Handeln hingegen Angestellte des Parteienvertreters, welche typischerweise in keinem direkten Rechtsverhältnis zum Vertretenen stehen, dann kommt der Rechtsbehelf der Wiedereinsetzung zu Gunsten des Vertretenen in jenen Fällen zum Tragen, in denen dem Parteienvertreter kein oder nur ein minderer Grad von Überwachungsverschulden hinsichtlich seines Angestellten trifft.“ (VwGH 2009/05/0011 RS 2)
Auch wenn Sie jemanden eine Generalvollmacht erteilen, können Sie weiterhin auch selbst gegenüber der Behörde in Ihrer Angelegenheit tätig werden (VwGH 2005/20/0088 RS 1) und zum Beispiel eine Berufung auch ohne ihren Anwalt/Vertreter zurück ziehen (VwGH 2001/11/0202 RS 3). Sie können z.B. auch gemeinsam mit ihrem Vertreter auf die Behörde gehen.
Eine behauptete Erkrankung einer VertreterIn kann unter Umständen einen tauglichen Grund zur Wiedereinsetzung in den vorherigen Stand bilden (VwGH 2006/21/0159 RS 3). Die Hindernisgründe nach § 19 AVG gelten auch für den/die VertreterIn (VwGH 2001/03/0025 RS 2).
Allein die Mitteilung, dass der mit Vertretung beauftragte Rechtsanwalt nicht zu einer Verhandlung erscheinen kann, reicht nicht aus, die Verhandlung zu verschieben, da dies nicht automatisch bedeutet, dass nicht ein „Substitut seines Rechtsfreundes“ oder die Partei teilnehmen können (VwGH 99/09/0175 RS 1)
Für die Gültigkeit der Vertretungsvollmacht ist es der Behörde egal, ob Ihr Rechtsanwalt Sie informiert oder nach Ihrer Meinung fragt – weil das nur das Innenverhältnis der Vertretungsvollmacht betrifft (VwGH 2000/01/0019 RS 1).
Ihr Vertreter darf bei der Verkündung eines mündlichen Bescheides nicht übergangen werden, außer Sie haben dem zugestimmt (VwGH 2003/21/0092 RS 3)
Eine für eine Beschwerde vor dem VwGH erteilte Vollmacht gilt nicht automatisch in einem fortgesetzten Verfahren bei der Behörde, deren Bescheid aufgehoben wurde (VwGH 2009/07/0162 RS 3+4). Sie können also einen möglichen Antrag auf Wiedereinsetzung in den vorherigen Stand selbst vornehmen oder eine/n andere/n VertreterIn damit beauftragen. Aber: Machen sie eine Beschwerde vor dem Verfassungsgerichtshof und tritt dieser die Beschwerde an den VwGH ab, gilt die Vollmacht weiter!
Bei Verlust Ihrer Handlungsfähigkeit bleibt die Vertretungsvollmacht aufrecht und Ihre VertreterIn kann z.B. weiterhin eine VwGH-Beschwerde für Sie einbringen (VwGH 2000/04/0071 RS 1).
Tipp: Regeln Sie Ihre Vollmachten klar und eindeutig. Vor allem bei Rechtsanwälten ist dies angebracht, da Sie sonst völlig die Kontrolle über Ihr Verfahren verlieren können! Sie können z.B. eine Vollmacht auf nur einen konkreten Termin oder Zeitraum einschränken, auf ein bestimmtes Verfahren, eine bestimmte Behörde oder Angelegenheit oder gar eine „Generalvollmacht“ geben.

Wann endet die Vertretungsvollmacht?

Sie können jederzeit Ihrer VertreterIn die Vollmacht ganz oder teilweise entziehen. Wirksam wird dieser Vollmachtsentzug aber erst, wenn die betreffende Behörde davon verständigt wird, z.B. das Schreiben über den Vollmachtsentzug bei ihr einlangt! (VwGH 0259/51 RS 2)
VORSICHT FALLE: Wenn Sie z.B. einer mit Ihrer Vertretung beauftragten Rechtsanwaltskanzlei die Vertretungsbefugnis entziehen, die Behörde noch ein Schreiben zustellte und ein Mitarbeiter der Rechtsanwaltskanzlei in Unkenntnis des Entzugs der Vertretungsbefugnis dennoch das Schreiben annimmt und Ihnen ein Nachteil dadurch entsteht, ist das „kein unvorhergesehenes oder unabwendbares Ereignis, das die Wiedereinsetzung in den vorigen Stand wegen Versäumung der Beschwerdefrist rechtfertigen könnte.“ (VwGH 0259/51 RS 2)
„Die Stellung eines Antrags auf Beigebung eines Verfahrenshelfers (ist) jedoch im Zweifel als Anzeige des Erlöschens des Vollmachtsverhältnisses zum bisherigen Vertreter zu werten“ (VwGH 2010/18/0365 RS 1). Wenn Sie (wieder) selbst gegenüber der Behörde auftreten, darf diese aber nicht davon ausgehen, dass Sie die Vertretungsvollmacht gekündigt haben! (VwGH 2005/20/0088 RS 1)
Nach ABGB „endet jede Art von Auftrag und Vollmacht (u.a.) mit dem Eintritt der (nachträglichen) Unmöglichkeit der aufgetragenen oder eingeräumten Geschäftsbesorgung“. Wenn z.B. Sie eine/n RechtsanwältIn mit Ihrer Vertretung beauftragt hatten, und ihm/ihr wird (vorläufig) die Ausübung der Rechtsanwaltschaft untersagt, so sind ihm/ihr zugestellte Schriftstücke nicht ordnungsgemäß zugestellt und sie versäumen keine Fristen (VwGH 2007/18/0089 RS 1)
Widerrufen Sie eine Vertretungsvollmacht an Ihren Rechtsanwalt so ist dieser zu keinen weiteren Vertretungshandlungen verpflichtet (VwGH 2000/10/0137 RS 1).
VORSICHT FALLE: Aus „aus einem Vollmachtwechsel keinerlei Verfahrensrechte wie etwa ein Anspruch auf neuerliche Einräumung von Parteiengehör“ und vermutlich auch keine zusätzliche Einarbeitungszeit! (VwGH 2004/10/0021 RS 5)
VORSICHT FALLE: Die Abmeldung bei Post und Polizei zu dem Zweck, „die Zustellung von Rsa- oder Rsb-Briefen zu verhindern“, kann die Mitteilung an die Behörde von der Auflösung eines Vollmachtverhältnisses nicht ersetzen und kann als „auffallende Sorglosigkeit“ gewertet werden! (VwGH 2000/10/0137 RS 2)

Zustellvollmacht

Wenn Sie nichts anderes fest legen schließt die allgemeine Vertretungsvollmacht im Allgemeinen die Zustellungsbevollmächtigung für Behördenpost ein. (VwGH 0259/51 RS 2, 2011/08/0084 RS 1). Dem/der Zustellbevollmächtigten sind die Bescheide auch tatsächliche zuzustellen und nicht bloß als Kopie (VwGH 2006/05/0080 RS 1).
VORSICHT FALLE: Ladungen zu Behördentermine gehen dann aber auch an Ihre VertreterIn oder Zustellungsbevollmächtigte, auch wenn Sie selbst zur Behörde gehen wollen (VwGH 2002/09/0137 RS 1)!
Keine Rechtswirkung von Fehlzustellungen: Die „Zustellung an eine Person, die zu Unrecht als Zustellungsbevollmächtigter der Partei angesehen wird, vermag gegenüber der Partei keine Rechtswirkungen zu entfalten, dies selbst im Falle des tatsächlichen Zukommens an die Partei, weil kein Fall des § 7 ZustG vorliegt“ (VwGH 2004/12/0212 RS 3). Haben Sie eine Zustellbevollmächtigte genannt und schickt die Behörde dennoch Schriftstücke z.B. an Ihren Rechtsanwalt so laufen Fristen (für Berufungen etc.) erst dann an, wenn die Schriftstücke tatsächlich beim richtigen Zustellbevollmächtigten einlangen (VwGH 2010/18/0365 RS 3). Eröffnet das Schreiben eine Möglichkeit zur Wiedereinsetzung in den Vorherigen Stand beginnt die Frist dafür ab dem Tag, an dem das Schreiben Ihrer VertreterIn oder Zustellungsbevollmächtigen bekannt geworden ist (VwGH 2005/20/0088 RS 2).
„Wird irrtümlich der Vertretene anstelle des Zustellungsbevollmächtigten als Empfänger bezeichnet, ist eine Zustellung an diesen nicht wirksam. Auch wenn das Dokument dem Zustellungsbevollmächtigten zukommt, führt dies nicht zur Heilung des Zustellmangels, weil die fehlerhafte Bezeichnung einer Person als Empfänger in der Zustellverfügung nicht heilen kann.“ (VwGH 2009/02/0270 RS 2)
Auch wenn Sie einen Rechtsanwalt als Vertreter beauftragt haben, können Sie die Zustellvollmacht selbst behalten oder einer anderen Person übertragen. Im Gegensatz zur Vertretungsvollmacht können Sie der Behörde Ihre neue zustellungsbevollmächtigte Person nennen, bevor diese davon erfährt oder zustimmt! (Auf Ihr Risiko hin ...)

Vorsicht bei „amtsbekannten“ Familienmitgliedern, Haushaltsangehörigen, Angestellten oder amtsbekannten FunktionärInnen von beruflichen oder anderen Organisationen als Vertreter!

Diese können Sie auch ohne schriftliche Vollmacht vor der Behörde vertreten, wenn kein Zweifel über Bestand und Umfang der Vollmacht herrscht und Sie als Partei zur ersten Verhandlung persönlich geladen wurden. Als vertretene Partei können Sie aber immer noch geltend machen, dass eine Vertretungsvollmacht nicht mehr vorlag, auch wenn Sie diese z.B. für eine vorherige Verhandlung gegeben hatten (VwGH 89/07/0083 RS 4). Sie müssen aber „hinterher entsprechend gewichtige Gründe für ihre Behauptung dartun, etwa, dass (und warum) sie selbst nicht an der Verhandlung haben teilnehmen wollen und besagtem Familienmitglied ihre Vertretung überhaupt oder in einer bestimmten Richtung untersagt haben.“ (VwGH 2004/07/0172)
Auch wenn diese Personen ihre Vertretungsvollmacht nicht vorlegen müssen, so müssen diese doch zumindest behaupten, Sie zu vertreten („Offenlegungsgrundsatz“) (VwGH 2005/05/0252 RS 2-4).
Erscheint Ihr Familienmitglied, z.B. der/die Ehepartner, zum ersten Mal als Ihre VertreterIn vor Gericht, so wird diese z.B. alleine durch Vorlage eines Lichtbildausweises und einer Heiratsurkunde nicht „amtsbekannt“ und kann Sie daher nicht vertreten! (VwGH 2010/09/ 0209 RS 1).
Eine allgemeine gesetzliche ("automatische") Vertretungsmacht für Ehegatten gibt es nicht. Insbesondere ist die früher bestandene allgemeine Vertretungsmacht des Ehegatten mit der Änderung des Familienrechts weggefallen (Hinweis E 4.11.1986, 86/05/0036). (VwGH 2005/07/0035 RS 2)

Siehe auch:

Begleitung zur Behörde
- Rechtsbeistand
- Vertrauensperson

Quelle: Erste Hilfe Handbuch für Arbeitslose --> https://www.aktive-arbeitslose.at/erstehilfehandbuch/index.html

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